こんな方におすすめ
- 経理のエクセル作業ってどんな時に使うの？
- 経理はどんな関数を使うの？
- 経理に挑戦したいけどエクセルの資格って必要？
こんな悩みを解決できる記事を用意しました！
この記事で紹介する「経理に本当に必要なエクセルスキル」をご参考にすれば、これからの実務に役立ちますよ！
なぜなら、実際にボクもたったこれだけの方法で実務を乗り越えてきたからです。
東証プライム企業の経理４年目、税理士試験に合格した現役経理マンが紹介します。
記事前半では『エクセルスキルの間違った思い込み』について、
後半では『本当に必要なエクセルスキルと習得方法』を解説するので、 ぜひ参考にしてくださいね！
なぜ経理はエクセルを使う必要があるのか？
そもそも、どうして経理はエクセルを使うの？
経理未経験者にとって、経理職エクセルがどう結びつくか？イメージしずらいですよね。
なぜ？経理はエクセルを使うのか？の答えは、経理の仕事は「データを加工」することが必須だからです。
なぜなら、ほとんどの企業は手で仕訳を作ったりせずに、会計ソフトを使って作業を行います。
会計ソフトを使うとなると、必然的にデータを加工する必要が出てきます。
具体的には、
会計ソフトへの取込データの作成
会計ソフトから出力したデータを加工して決算書を作成する
などをエクセルを使って処理します。
したがって、現代の経理にとってデータ加工をするためにもエクセルは必須なわけです。
まあ、手作業で決算書を作るより、圧倒的に効率的ですからね。
【経理のエクセル・使用機会①】会計ソフトへの取込データの作成
まずは、会計ソフトへの取り込みについて解説します。
そこそこの規模の会社では、膨大な仕訳を入力する必要があるのですが、一つ一つの仕訳を会計ソフトに入力していたら、仕事が終わりません。
そこでエクセルに仕訳データを作成し、会計ソフトに取り込みます。
仕訳の型は、毎月変わらないので、金額と日付を変更して毎月取り込むイメージです。
【経理のエクセル・使用機会②】会計ソフトから出力したデータを加工して決算書を作成する
今度は、会計ソフトから出力したデータを加工します。 なぜなら、会社の業績を経営陣に報告するには、生データのままでは使えないですよね。
具体的には、生データを見やすいフォーマットに整理、集計する作業を行います。
大切なのは、正確かつスピーディーに、データを見やすい形式に整えることです。
経理・エクセルスキルの間違った思い込み3つ
「経理はマクロを使いこなせないといけない。。。」
「経理に転職するにはMOSの資格が必要。。。」
「エクセルを使いこなすには時間が必要。。。」
そんな思い込みをもっていませんか？
結論からいうと、マクロの習得、資格を取得する必要はありませんし、 エクセルスキルを習得するのに時間はかかりません。
もちろん、マクロのスキルを求められる環境もあるのかもしれません。
しかし、転職活動の時にマクロのスキルを求められたこともありませんし、 今の職場でマクロを使いこなせる人もいません。
私が一番伝えたいことは、エクセルスキルの壁を高くしないこと。 実務で必要なスキルを学んでいけば十分ってことです。
【経理のエクセル・間違った思い込み①】マクロを習得すべき
「これからの経理は自動化するためにもマクロのスキルは必須！」 こんな情報を見たこともあるはず。
確かにマクロのスキルがあるのは魅力的ですし、 スキルを習得することは、いいことですよね。 しかし、職場でマクロのスキルを活かせるかは別です。
なぜなら、マクロのスキルは専門的だからです。
専門的ならではの弊害として、以下があげられます。
- 業務の標準化ができない
- 業務の引き継が難しい
- その人とかメンテナンスができない。
つまり、汎用性がないことです。
経理部全員がマクロを使いこなせる職場ってないと思います。
大切なことは、マクロスキルを習得するのはすごいことだけど、 職場で活かせるかは、微妙ってこと。
なので、とりあえずマクロはスルーして大丈夫です。
【経理のエクセル・間違った思い込み②】MOS資格を取得すべき
「経理に転職するにはMOSの資格が必要！」 こんな情報を転職サービスのサイトでみたことはありませんか？
結論、MOSの資格がなくても経理に転職できますし、通用します。
もちろん、資格を取得するのに越したことはないんですが、 そこに時間をかけるのは少しもったいないかなと。
資格が必須でない 理由としては、業務で使用するエクセルスキルは限られているから。
例えば、MOSでピポットテーブルを勉強したけど、実務で使う場面がないとか。 グラフの作り方を勉強したけど、実務で使う場面がないとか。
実際に私も3年間、決算担当者として経理業務を行ってきましたが、 グラフを使ったことがないです。
要するに、実務で使わないことを事前に勉強しても費用対効果がよくないかと。
実務で必要になったときとかに、サイトで調べたり、職場の人に使い方を聞いた方が みなさんの時間を効率的に使えますよ。
なので、MOS資格にこだわらず、実務で慣れていきましょう。
【経理のエクセル・間違った思い込み③】エクセルスキルの習得は時間がかかる
「エクセルスキルを身につけるのは時間がかかる」 そんな思い込みありませんか。
結論、参考書を1冊読めば十分です。
そもそもエクセルスキルって漠然としてますよね。
エクセルスキルは以下の2つに分類されるかと。
- 計算（関数）
- 体裁を整える（書式）
つまり、データを集計して見やすい形式に落とし込むことが一番の目的ですね。 そう考えると、まずは計算式と、基本的な書式設定ができれば十分です。
以下の記事で、本当に必要なスキルをまとめていますので、そちらをご参考にしてみて下さい。
繰り返しますが、大切なことは、エクセルのハードルを高くしないことです。
経理のエクセルでよく使う機能
結論からいうと、
- ウインドウ枠の固定
- フィルタ機能
の2つは必ず覚えておきましょう。
なぜなら、使うか使わないかでエクセル操作の効率が変わってくるからです。
【経理のエクセルでよく使う機能①】ウインドウ枠の固定
まず、抑えておきたいのは『ウィンドウ枠の固定』です。
経理のエクセル作業は集計を行うことがメイン。
そのときに、表の列と行のタイトルが確認できるまま、スクロールする場面がいくつもあります。
例えば、日時の拠点別売上高を確認したい場合。
8/11以降の金額は、下にスクロールしないと確認できませんよね。
ただ、ウィンドウ枠の固定をしない場合は、2行目のタイトルが見えなくなってしまい、なんの情報か分かりづらくなってしまいます。
一方、ウィンドウ枠の固定をすれば、2行目のタイトルを残したまま下にスクロールができます。
【経理のエクセルでよく使う機能②】フィルター機能
フィルター機能の特徴は、特定の情報を抽出できること。
まさにフィルターの役目です。
例えば、
先程と同じ表で拠点の『東京』だけの情報を抽出したい場合にフィルター機能を使います。
フィルター設定をした後に
C列のフィルターマークをクリックして東京だけチェックをいれれば完了です。
経理のエクセルで知っておきたい必要な関数3つ
経理はいろんな関数を覚えなければならないの？
関数は無限にありますので、すべてを覚えるのは不可能。
使用頻度が少ない関数はすぐに忘れてしまいますから、使うときにネットでググったほうが効率的です。
では、経理の実務ではどんな関数を頻繁に使うのか？を確認しておきましょう。
結論からいうと、以下の3つです。
- SUM関数
- VLOOKUP関数
- SUMIF関数
先にこの3つの関数を覚えるだけで、他の関数を理解できるようになるかと。
例えば、『ROUND関数』,『IFELLOR関数』などですね。
それでは、1つずつ解説していきますね！
【経理でよく使う関数①】SUM関数
表計算では必ずつかう関数の1つ。
SUM関数は、初めて覚える関数といっても過言ではありません。
基本的な関数なのでショートカットキーもあわせて覚えてちゃいましょう！
ショートカットは「Alt + Shift + =」です。
【経理でよく使う関数②】VLOOKUP関数
この関数が使えるか、使えないか？で、経理業務の効率が変わってくるといっても過言ではありません。
逆にいうと、この関数を抑えれば経理としてやっていけます。
しかも、全然難しくないんです。
一日1回この関数に触れていれば、1週間で使いこなせるようになりますよ。
異なるファイルから「キー」を見つけて情報を比較することに使用しますよ！
VLOOKUP（ブイ・ルックアップ）は、表を縦方向に検索し、特定のデータに対応する値を取り出すExcel関数です。
例えば、商品IDから商品の単価を取り出したり、顧客名から住所を取り出したりなど、よく行う処理がVLOOKUP関数だけで解決できます。
引用先 : できるネット-VLOOKUP関数の使い方
【経理でよく使う関数③】SUMIF関数
この関数もvlooup関数と並んでめっちゃ使う関数です。
つまり、Vlookupとsumifを抑えれば、できる経理マンってこと。
この2つの関数を使えるか使えないかで作業効率が全然違います。
Excelで数値を合計したいとき、まず思い浮かぶのは「SUM」（サム）関数ですが、条件を指定して合計したいときの定番は「SUMIF」（サム・イフ）関数です。
引用先 : できるネット-SUMIF関数の使い方
経理が覚えておきたいエクセルショートカットキー10選
最後に経理に入って1ヵ月で覚えておきたいショートカットキーを10個紹介します。
1日1つずつでもいいので、実際に使ってみることで生産性がアップしますよ。
紙や付箋などを目に入る位置に貼っておくのがおススメです！
まとめ
以上、経理のエクセルスキルについて解説しました。
経理にとってエクセルとは、仕事でなくてはないものです。
ただし、エクセルのハードルを上げすぎずに、できることから1つずつ覚えていきましょう。
実際に手を動かして『関数』や『ショートカットキー』を使うことが、上達の近道ですよ！
ぜひ、みなさんの実務の参考にしてみて下さい。