こんな方におすすめ
- 経理は無駄な作業が多いの？
- 経理に無駄な作業が多い理由はなに？
- 経理で無駄な作業を削減する方法を知りたい！
こんな悩みを解決できる記事を用意しました！
この記事で紹介する「経理で無駄な作業を削減する方法」をご参考にすれば、みなさんの経理ライフに役立ちますよ。
なぜなら、経理の作業のほとんどがルーティン。
同じルーティンでも日頃から、無駄な作業を削減する方法について
考えているかどうかで、数年後には生産性に大きな差が出ます。
プライム企業の経理４年目、税理士試験に合格した現役経理マンが紹介します。
記事前半では「経理に無駄な作業が多い理由」について、
後半では「経理で無駄な作業を削減する方法」について解説するので、ぜひ参考にしてくださいね！
経理に無駄な作業が多い理由
経理っていつも何をしているの？
そもそも、経理以外の人からすると
- パソコンをずっと眺めている
- 書類を見ながら、電卓を叩いている
など。経理がどんなことをしているか、正直わかりずらいですよね。
ざっくりいうと、経理は以下の作業をしています。
- 各部署が経理に提出した仕訳が正しいかチェックする
- 決算書を作成する
つまり、「数字のチェック作業」と「決算書の作成」がメインとなります。
経理は無駄な作業が多いの？
経理の仕事は、「数字のチェック」や「決算書の作成」がメイン。
そんな経理ですが、
結論からいうと、無駄な作業が多いです。
理由は、以下の3つ。
- 他人がどんな業務をしているか分からない
- 紙での作業が多い
- チェック作業が多い
もちろん、すべての会社がこの理由に当てはまるわけでは訳ではありませんが、
経理の仕事柄、これに該当するケースが大半かと。
それでは、内容をそれぞれ確認していきますね。
【経理に無駄な作業が多い理由①】他人がどんな業務をしているか分からない
まず1つ目の経理に無駄な作業が多い理由は、「他人がどんな業務をしているか分からない」です。
なぜなら、経理の作業は、1人で黙々と作業する時間がほとんど。
もちろん、必要に応じてコミュニケーションを取りますが、
業務時間のほとんどは、1人で作業に集中することになります。
なので、同じ経理部内でも隣の人が、「今どんな業務をやっているか？」分かりづらいです。
当然、自分の仕事内容が周りに分からなければ、ストイックに生産性を上げようと思わないですよね。
したがって、「自分の業務で無駄な作業をしているものはあるか？」といった視点で、
自分の業務を見直す機会も少なくなり、知らない間に無駄な作業をしているケースがあります。
また、経理で経験が長い人の業務は属人化しがち。
属人化した業務を行っている本人は、自分の作業に無駄があるか気づきづらいですよね。
要するに、経理の業務は見える化することが難しいので、
「自分がやっている業務の効率性」について周りからフィードバックを受けにくいわけです。
そうすると、
「実はやらなくてもいい作業にかなり時間を使っていた。」
など、無駄な作業を繰り返し行ってしまう原因にもなってしまいます。
【経理に無駄な作業が多い理由②】紙での作業が多い
2つ目の経理の無駄な作業が多い理由は、「紙での作業」が多いです。
「経理＝書類仕事」と言っても過言ではありません。
なぜなら、仕訳帳や請求書など紙でチェックしたり、回覧する必要があるからです。
「経理＝書類」は、経理未経験者でもイメージしていただけるかと。
もちろん、最近は
- クラウド経費精算
- 電帳法にに対応した会計システム
などのペーパーレスに向けた取り組みも盛んになってきています。
みなさんも横澤夏子の楽楽精算のCMは一度は見たことがありますよね。
とはいえ、完全なペーパーレスにするには、まだ時間がかかるのが現実的。
そうなると、「書類のファイリング」や「印刷作業」などで、無駄な作業が発生するが現状です。
というわけで、完全なペーパーレスになるまでは、無駄な作業の原因になります。
【経理に無駄な作業が多い理由③】チェック作業が多い
3つ目の経理の作業に無駄が多いと言われる理由は、「チェック作業」が多いことです。
そもそも、なぜチェック作業が多いかというと、
それくらい、間違った数値で決算書を作ることが許されないというわけですね。
実際に、筆者の経理部でも3人くらいがチェック係で対応しています。
とはいえ、3人もチェックするって、正直、生産性を考えると無駄じゃない？
分かります。
チェック者が1人でも減れば、チェック作業以外の業務に時間を割くことができます。
それでも、正確性を取るか、効率性を取るかはなかなか難しいですよね。
とくに、会社の規模が大きくなるほど、業務も細分化されて、チェックする人も多くなっていくかと。
経理で無駄な作業を削減する方法
上記では、経理は無駄が多い理由を解説しました。
それでは、どうすれば経理の無駄な作業を削減するの？
当然、経理の無駄な作業を削る方法は、
- 「経理部や会社規模」でやるか？
- 「個人レベル」でやるか？
によって、変わってきます。
「経理部や会社規模」でやる効率化は、上司や周りの影響もあるので、
ここからは個人レベルで削減できる無駄な作業の削減方法を解説しますね。
結論からいうと、経理の無駄な削減方法は、以下の3つです。
- パソコンのマウスは使わない
- 無駄な資料は作らない
- エクセルで難しい数式は作らない
それでは、1つずつ内容を確認しますね。
【経理の無駄な作業削減方法①】パソコンのマウスは使わない
まず、個人レベルでできる経理の無駄な作業の削減方法の1つ目は、『パソコンのマウスは使わない』です。
なぜなら、経理の作業時間のほとんどをしめるのがパソコンでの作業。
そのなかでもほとんどの方が、マウスを使って作業しているかと。
でも、キーボードを打ちながら、手をマウスに切り替える時に若干時間がかかりますよね。
もちろん、1回の切替えにかかる時間は1秒もないかもしれません。
とはいえ、1日のうちに何回もキーボードからマウスに手を切り替えます。
そうなると、この1回1回の無駄が馬鹿にできないわけです。
筆者自身、マウスを使わなくなってから、マウスを使う人の操作性が遅いことに気づきました。
マウスを使わないための具体的な方法は、
- よく使うショートカットキーを覚える
- タッチパッドでカーソルを移動する
などです。
当然、はじめのほうは、
ショートカットキーを覚えるのが大変
マウスを使った方が早い
と思うこともあるかもしれません。
しかし、一度慣れれば、パソコンの操作性が格段に上がりますので、
まずはお試し感覚で、マウスを使わないよう意識するのがおすすめです。
【経理の無駄な作業削減方法②】無駄な資料は作らない
2つ目の無駄な作業は、「無駄な資料を作らない」です。
なぜなら、上司や監査法人などへの説明資料を作るときって、
どうしても資料の作成にこだわってしまいます。
筆者自身、そうでした。
ゆえに、
- 情報を詰め込みすぎて、逆に分かりづらくなる。
- 資料を作ったけど、必要なかった
こともしばしば。
そうすると、資料を作った時間が無駄になってしまいますよね。
もちろん、求められた資料は作る必要があります。
ですが、「自分は資料作りが好き！」ということで、無駄な作業をするのは、自己満足でしかありませんよね。
筆者の場合は、「完璧な資料を作って達成感を味わいたい！」という欲求に勝てず、無駄な作業をしていました。
でも経理マンに大切なことは、求められた情報を分かりやすくスピーディーに提出すること。
そのためにも、本当に必要な情報を見極めて、「この資料は作る必要があるか？」を常に思考することが大切かと。
【経理の無駄な作業削減方法③】エクセルで難しい数式は作らない
3つ目の経理の無駄な作業の削減方法は、「エクセルで難しい数式は作らない」です。
なぜなら、経理にだんだん慣れてくると、
「エクセルの集計作業を改善できないか？」と思い、
気づいたら、複雑な数式を組んでしまっていた経理マンは私だけはないはず。
もちろん、複雑な数式のおかげで業務の効率化が進むことは大切なこと。
とはいえ、エクセルの数式が複雑がゆえにおこる弊害って結構あります。
例えば、
- 数式が複雑すぎて、他の人がその数式を理解できない
- 自分で組んだ数式が複雑すぎて、自分で理解するのに時間がかかる
- 複雑な数式が多すぎて、エクセルファイルが重くなる
などの問題があるかと。
私も、IF関数を何重にも組みすぎて、自分でも分からなくなった経験があります。
時間があるときは、解読する余裕があるのでいいですが、
忙しいときは、数式を読み解くのに時間がかかってしまい、ストレスを感じたこともしばしば。
そうすると、もっと大切な論点に思考を費やすことができなくなります。
ということで、エクセルの数式は複雑にしすぎないことをおススメします！
経理のエクセルに関することは、以下の記事でも紹介していますので、ぜひ参考にしてみて下さい。
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経理のエクセルスキルのよくある誤解
まとめ
以上、経理の無駄な作業について解説しました！
繰り返しますと、経理は経理職ならではの無駄な作業が発生しやすいです。
その内容は、
- 他人がどんな業務をしているか分からない
- 紙での作業が多い
- チェック作業が多い
の3つ。
上記の無駄な作業が発生するのは、職業柄受け入れるしかないのが現状です。
大切なことは、みんさんがコントロールできる範囲で、無駄な作業を削減することかと。
そのためにも、
- 「この作業は必要か？」
- 「もっと、効率良くできる方法はないか？」
を考えながら、作業するのが重要。
上記で解説した無駄な作業の削減方法も参考に、業務で試してみて下さい。
とはいえ
- 上司が無能で無駄な作業が増えるばかり
- 会社がブラックすぎてもう限界
こんなケースに陥っている人も少なくないかと。
とはいえ、そんな職場環境でずっと我慢していても、みなさんの市場価値が下がってしまいます。
運が良いことに、今は転職が当たり前の時代。
筆者の周りでも転職する人がたくさんいますが、「もっと早く転職しておけばよかった」というのが大半です。
なかには、「年収200万円アップ」の先輩もいます。
なにより、転職エージェントの利用は無料なので、登録するだけでも損はありません。
でも、転職エージェントに登録したら転職しなくてはいけないのでは？
意外と勘違いされている方も多いですが、
【転職エージェントに登録する ＝ 転職をしなくてはいけない】ではありません。
実際に私も情報収集のために登録だけしています。
みなさんに届く求人の数が意外と多いことを知るだけでも価値はありますよ！
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【経理の転職】後悔しない転職エージェント3選
みなさんの経理ライフの参考になれば幸いです。